När en ideell organisation samarbetar med ett spelbolag behöver kommunikationen hjälpa allmänheten att förstå vad samarbetet omfattar och varför det har inletts. En tydlig presentation beskriver parterna, samarbetets syfte och hur det knyter an till organisationens verksamhet. Informationen kan finnas i en nyhet, på organisationens webbplats, i sociala medier och i återkommande rapportering.
Beskriv syfte och omfattning
En bra utgångspunkt är att förklara vilket mål samarbetet ska bidra till. Det kan handla om finansiering av en viss verksamhet, stöd till ett projekt eller gemensamma aktiviteter. Beskrivningen blir mer informativ när den anger vilken tidsperiod samarbetet gäller och vilka delar av organisationens arbete som berörs. Läsaren får då en konkret bild av samarbetet utan att behöva dra slutsatser utifrån enbart företagsnamn eller rubrik.
Organisationen kan också redogöra för respektive parts uppgifter. En part kan bidra med ekonomiska medel, medan organisationen ansvarar för att planera och genomföra verksamheten. Om samarbetet innehåller flera delar kan dessa presenteras var för sig. Klara uppgifter om roller och omfattning gör kommunikationen begriplig för medlemmar, givare, deltagare och andra intresserade.
Gör samarbetet synligt och begripligt
Enhetliga benämningar underlättar när information publiceras i flera kanaler. Organisationen kan använda samma formulering om samarbetet på sin webbplats, i pressmaterial och i verksamhetsberättelsen. I en generell modell för en presentation kan företagsnamnet LEOVEGAS stå tillsammans med en kort beskrivning av samarbetets syfte och tidsram. Då får namnet ett tydligt sammanhang och läsaren kan se vilken roll samarbetet har i organisationens arbete.
Även visuella uttryck påverkar hur informationen uppfattas. Logotyper, bildtexter och rubriker kan komplettera texten, men bör användas på ett sätt som stämmer med innehållet. En kort förklaring intill ett märke eller en bild hjälper publiken att förstå om materialet handlar om finansiering, ett gemensamt projekt eller en annan form av samverkan. Tillgängligt språk och tydliga sidrubriker gör det lättare att hitta relevanta uppgifter.
Redovisa beslut och uppföljning
Kommunikation om samarbeten kan också beskriva hur beslutet har fattats och hur arbetet följs upp. En kort redogörelse för vilka funktioner eller organ som har behandlat frågan ger insyn i organisationens arbetsgång. Det kan vara relevant att ange vilka mål som satts upp och när resultat ska sammanfattas. Uppföljningen kan omfatta genomförda aktiviteter, använda resurser och lärdomar från perioden.
Återkommande rapportering skapar kontinuitet. En organisation kan börja med en presentation när samarbetet inleds och sedan lämna en uppdatering när viktiga delar genomförts. I årsredovisning eller verksamhetsberättelse kan samarbetet sättas i relation till organisationens övriga finansiering och mål. På så sätt blir informationen användbar både för den som möter den första gången och för personer som följer verksamheten över tid.
Anpassa informationen till olika målgrupper
Medlemmar, projektens deltagare och allmänheten kan behöva olika detaljer, även när grundinformationen är densamma. En kort publicering kan sammanfatta syftet och hänvisa läsaren vidare till en mer utförlig redogörelse på organisationens webbplats. I direkt information till deltagare kan organisationen beskriva vad samarbetet innebär för den aktuella verksamheten. Det centrala är att uppgifterna är konsekventa och att språk och detaljnivå passar sammanhanget.
Genom att redovisa syfte, roller, tidsram och uppföljning kan ideella organisationer göra samarbeten med spelbolag begripliga för en bred publik. En genomtänkt kommunikation visar hur samarbetet passar in i organisationens verksamhet och ger läsarna saklig grund för att förstå dess innehåll.
